KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO: Was Kanzleien bei Mitarbeiterschulungen jetzt beachten müssen

Die neue Schulungspflicht: Art. 4 KI-VO im Überblick

Die europäische KI-Verordnung hat das juristische Arbeitsumfeld grundlegend verändert. Seit dem 2. Februar 2025 ist Art. 4 KI-VO unmittelbar geltendes Recht und verpflichtet alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen – darunter auch Anwaltskanzleien – zur Sicherstellung ausreichender KI-Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden.

Die Anbieter und Betreiber von KI‑Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI‑Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI‑Kompetenz verfügen. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Kanzleigröße und dem spezifischen Rechtsgebiet.

Besonders relevant: Art. 4 AI Act gilt unabhängig von der Risikoklassifizierung für alle KI-Systeme. Das bedeutet, dass selbst die Nutzung einfacher KI-Tools wie ChatGPT oder Microsoft Copilot zur Schulungspflicht führt.

Umfang der Schulungspflicht: Wen betrifft Art. 4 KI-VO?

Die Pflicht trifft Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, also potentiell auch Bundesbehörden – und damit erst recht Anwaltskanzleien. Die Schulungspflicht erstreckt sich auf alle Personen, die Zugang zu den betrieblich genutzten KI-Systemen haben – darunter fallen sowohl interne Mitarbeiter:innen als auch externe Dienstleister, die an der Entwicklung beteiligt sind.

Konkret betroffen sind in Kanzleien:

• Alle Anwälte und Anwältinnen

• Referendare und wissenschaftliche Mitarbeiter

• Rechtsanwaltsfachangestellte

• IT-Personal und Administratoren

• Externe Dienstleister mit KI-System-Zugang

• Praktikanten, die mit KI-Tools arbeiten

Welche KI-Kompetenzen sind erforderlich?

Die KI-Verordnung definiert drei zentrale Kompetenzbereiche, die Kanzleien bei ihren Schulungsmaßnahmen berücksichtigen müssen:

1. Technisches Know-how

Aus Artikel 4 lassen sich drei zentrale Bereiche interpretieren, in denen Fachkenntnisse aufgebaut werden müssen: Technisches Know-how: Verständnis für die Funktionsweise von KI-Algorithmen, Maschinellem Lernen und generativen Modellen.

Für Kanzleien bedeutet das:

• Grundverständnis von Large Language Models (LLMs)

• Erkennung von KI-Limitationen und "Halluzinationen"

• Verständnis für Trainingsdaten und Bias

• Grundlagen des Prompt Engineering

2. Regulatorisches Wissen

Regulatorisches Wissen: Kenntnisse über die gesetzlichen Vorgaben und ethischen Prinzipien im Umgang mit KI. Dies umfasst insbesondere:

• Datenschutzrechtliche Aspekte (DSGVO-Compliance)

• Berufsrechtliche Pflichten (BRAO, Verschwiegenheitspflicht)

• Haftungsrechtliche Risiken

• Mandantenschutz und Vertraulichkeit

3. Anwendungsspezifische Kenntnisse

Anwendungsspezifische Kenntnisse: Fähigkeit, KI sicher und effektiv in spezifischen Branchen einzusetzen. Für Anwaltskanzleien besonders relevant sind:

• Sichere Dokumentenbearbeitung und -analyse

• Qualitätskontrolle von KI-generierten Inhalten

• Human-in-the-Loop-Prinzipien

• Kanzleispezifische Anwendungsfälle und Grenzen

Aktuelle KI-Nutzung in deutschen Kanzleien

Die Bedeutung strukturierter KI-Schulungen wird durch aktuelle Marktdaten unterstrichen. Mittlerweile nutzen über 90 % der Anwälte KI – ein Ergebnis der aktuellen „Future Ready Lawyer"-Studie für das Jahr 2026. Diese rasante Adoption zeigt, dass die Schulungspflicht nach Art. 4 KI-VO hochrelevant für praktisch alle deutschen Kanzleien ist.

Konkrete Nutzungsdaten zeigen:

• 92 % der Befragten nutzen mindestens ein KI-Tool im beruflichen Alltag

• 76 % Rechtsabteilungen nutzen GenAI wöchentlich, Kanzleien 68 %

• Über 50 Prozent der Teilnehmenden gaben an, den KI-Bot [ChatGPT] häufig oder manchmal zu nutzen

Besonders bemerkenswert: Mehr als die Hälfte der Juristen berichtet von messbaren Effizienz- und Produktivitätssteigerungen. Konkret geben 60 % an, dass sie durch KI wöchentlich 6 % bis 20 % ihrer Arbeitszeit einsparen.

Quelle: Legal Tech-Umfrage 2025

Praktische Umsetzung: Wie Kanzleien die Schulungspflicht erfüllen

Flexibilität bei der Umsetzung

Die KI-Verordnung lässt Kanzleien bewusst Spielraum bei der konkreten Ausgestaltung der Schulungsmaßnahmen. Offen ist, wie die KI-Kompetenz vermittelt werden muss, um Art 4 AI Act zu erfüllen. Ob das über Präsenz-Trainings oder Webinare, e-Learnings oder andere Formate erfolgt, ist letztlich jedem Unternehmen selbst überlassen.

Schulungsformate und -inhalte

Bewährte Ansätze für Kanzleien umfassen:

• Inhouse-Workshops: Wir empfehlen die praktischen Inhalte (Technologie, Use Cases und Prompting) im Rahmen von Präsenz-Workshops zu vermitteln. Hier findet in der Regel mehr persönlicher Austausch zwischen Vortragenden und Teilnehmer:innen statt, wodurch die Wirkung der Schulungsmaßnahme enorm verstärkt wird

• E-Learning-Module: Unsere Online-Schulung deckt alle gesetzlichen Anforderungen des Artikel 4 der EU KI-Verordnung ab. In 6 interaktiven Modulen vermitteln wir technisches Know-how, regulatorisches Wissen und anwendungsspezifische Kenntnisse

• Hybride Ansätze: Kombination aus Online-Grundlagen und praktischen Präsenz-Sessions

Dokumentation und Nachweis

In der aktuellen Verordnung finden sich keine Anforderungen an eine Dokumentation oder Nachweispflicht der KI-Kompetenzvermittlung. Unternehmen sollten dennoch jegliche Evaluationen, Schulungsmaßnahmen, Inhalte und Umsetzung dokumentierten, um mögliche Risiken und Haftung im Schadensfall zu minimieren.

Empfohlene Dokumentationselemente:

• Teilnehmerlisten mit Unterschriften

• Schulungsinhalte und -dauer

• Datum und Durchführungsnachweis

• Evaluationsbögen und Feedback

• Zertifikate oder Teilnahmebestätigungen

Risikomanagement: Bußgelder und Sanktionen

Die KI-Verordnung sieht bei Verstößen drastische Sanktionen vor, die sogar die DSGVO-Bußgelder übertreffen können. Mit 35 Mio. oder 7% vom weltweiten Jahresumsatz liegen die DSGVO-Bußgelder über dem Bußgeld nach der DSGVO, das bis zu 20 Mio. oder 4% vom weltweiten Jahresumsatz betragen kann.

Bußgeldkategorien der KI-Verordnung

Quellen: Art. 99 KI-VO; HA-DS Bußgeldanalyse

Spezifische Risiken für Kanzleien

Obwohl ein Verstoß gegen die Sicherstellung der KI-Kompetenz aktuell nicht bußgeldbehaftet ist, können sich durch mangelhafte KI-Schulungen indirekte Haftungsrisiken ergeben:

• Mandantenschäden durch fehlerhafte KI-Nutzung

• Datenschutzverstöße bei unsachgemäßer KI-Anwendung

• Berufsrechtliche Konsequenzen

• Haftpflichtversicherungsausschlüsse

Aufsichtsstruktur: Bundesnetzagentur als zentrale KI-Behörde

Für die Durchsetzung der KI-Verordnung in Deutschland ist eine klare Behördenstruktur etabliert worden. Die Bundesnetzagentur ist als zentrales Koordinierungs- und Kompetenzzentrum, Marktüberwachungsbehörde und notifizierende Behörde vorgesehen. Sie soll KI-Expertise zur Durchführung der EU-Verordnung bündeln.

Das bedeutet für Kanzleien:

• einen KI‑Service Desk als niedrigschwellige Anlaufstelle insbesondere für KMU sowie Start-ups

• ein Reallabor, in dem innovative KI-Anwendungen in einem rechtssicheren Rahmen erprobt werden können

• zielgruppenspezifische Vernetzungs-, Unterstützungs- und Schulungsangebote rund um die Anforderungen der KI-Verordnung

Wichtig: Um Doppelstrukturen zu vermeiden, wird gleichzeitig bestehende Expertise bei den bereits existierenden Marktüberwachungsbehörden in vollharmonisierten Bereichen der Produktregulierung genutzt. Unternehmen behalten daher ihrer bekannten behördlichen Ansprechpartner, die künftig auch die KI-VO mit abdecken (One-Stop-Shop).

Schulungsangebote und Marktüberblick

Der Markt für KI-Schulungen im Rechtsbereich hat sich seit Inkrafttreten der KI-Verordnung dynamisch entwickelt. Verschiedene Anbieter haben spezialisierte Programme für Anwaltskanzleien entwickelt:

Übersicht verfügbarer Schulungsangebote

Quellen: Verschiedene Anbieterwebsites und Marktrecherche 2025/26

Kostenrahmen für KI-Schulungen

Die Investition in KI-Kompetenzen variiert je nach Schulungsformat und Anbieterwahl:

• E-Learning (Grundlagen): 50-150 € pro Person

• Webinar-Serien: 200-500 € pro Teilnehmer

• Inhouse-Workshops: 2.000-8.000 € pro Tag (kanzleiweit)

• Zertifizierungsprogramme: 1.500-3.000 € pro Person

Besondere Anforderungen nach Risikoklassen

Obwohl Art. 4 KI-VO für alle KI-Systeme gilt, variiert der erforderliche Schulungsumfang je nach Risikoklassifizierung der eingesetzten Systeme:

Minimales Risiko (Standard-Office-KI)

Für allgemeine Büro-Anwendungen reicht unsere Grundlagenschulung aus. Typische Anwendungen:

• ChatGPT für Recherche und Texterstellung

• Microsoft Copilot in Office-Anwendungen

• Einfache Übersetzungstools

Hochrisiko-Anwendungen

Bei Hochrisiko-Anwendungen (z. B. Bewerberauswahl, medizinische Diagnostik) gelten strengere Anforderungen – hier muss das Personal KI-Ergebnisse überwachen, hinterfragen und bei Bedarf eingreifen können.

Für Kanzleien besonders relevante Hochrisiko-Bereiche:

• Automatisierte Mandatsannahme-Systeme

• KI-gestützte Bonitätsprüfungen

• Personalentscheidungs-Tools

• Algorithmusbasierte Risikobewertungen

Implementierungsfahrplan für Kanzleien

Eine strukturierte Herangehensweise erleichtert Kanzleien die Umsetzung der Schulungspflicht:

Phase 1: Bestandsaufnahme (Wochen 1-2)

• Erfassung aller KI-Anwendungen, die im Unternehmen genutzt werden, inklusive interner Entwicklungen und zugekaufter Lösungen

• Klassifizierung nach Risiko, um zu prüfen, ob bestimmte Anwendungen unter die Hochrisiko-Kategorie des AI Act fallen

• Analyse der vorhandenen Kompetenzen: Welche Abteilungen und Mitarbeiter arbeiten mit KI? Welche Fachkenntnisse sind bereits vorhanden und wo gibt es Lücken?

Phase 2: Schulungskonzept entwickeln (Wochen 3-4)

• Zielgruppendefinition und Bedarfsanalyse

• Auswahl geeigneter Schulungsformate

• Budgetplanung und Anbieterauswahl

• Zeitplanung und Rollout-Strategie

Phase 3: Durchführung und Dokumentation (Wochen 5-8)

• Gezielt schulen: Mitarbeiterschulungen entwickeln oder externe Weiterbildung als Maßnahmen zum Sicherstellen der KI-Compliance nutzen

• Teilnahme dokumentieren und evaluieren

• Feedback sammeln und Anpassungen vornehmen

Phase 4: Kontinuierliche Weiterentwicklung

Regelmäßige Auffrischungsschulungen (z. B. jährlich) ... Dokumentation der Kompetenzstände (z. B. Schulungspässe) sind für eine nachhaltige Compliance erforderlich.

Rechtliche Absicherung und Best Practices

Governance-Strukturen

Obwohl nicht vorgeschrieben, empfiehlt sich die Etablierung klarer Verantwortlichkeiten: Es ist keine spezifische Governance Struktur, bspw. die Benennung eines KI-Verantwortlichen, vorgeschrieben, um die Anforderungen des Art. 4 AI Act zu erfüllen. Die Etablierung beispielsweise eines KI-Beauftragten als Themen-Multiplikator der eigenen Behörde könnte jedoch die Behördenleitung als für Schulungen verantwortliche Stelle darin unterstützen.

Empfohlene Organisationsstrukturen für Kanzleien

• KI-Beauftragte: Zentrale Ansprechperson für KI-Themen

• Steuerungskreis: Partner-Ebene für strategische Entscheidungen

• Arbeitsgruppen: Rechtsgebietsspezifische KI-Experten

• Schulungskoordination: HR oder IT-Abteilung

Qualitätssicherung bei KI-Schulungen

Zentrale Erfolgsfaktoren für wirksame Schulungsmaßnahmen:

• Praxisbezug: Behandelt werden typische Anwendungsfälle aus dem Kanzleialltag. Die Beispiele dienen der Einordnung und Diskussion – nicht der Tool-Demonstration

• Zielgruppenspezifität: Die Schulung ist so aufgebaut, dass juristische Teams unabhängig vom individuellen Kenntnisstand oder einer bestimmten Künstlichen Intelligenz abgeholt werden

• Interaktivität: Hands-on-Erfahrungen statt reiner Theorie

• Kontinuität: Regelmäßige Updates zu neuen Entwicklungen

Ausblick: Zukunft der KI-Compliance in Kanzleien

Die Entwicklung der KI-Landschaft im Rechtsmarkt zeigt keine Verlangsamung. Die Adoptionsrate von KI in Unternehmen ist in den letzten Jahren rasant gestiegen, wie Zahlen des Statistischen Bundesamtes zeigen. So wuchsen die Werte der IKT-Indikatoren für Unternehmen im Bereich KI in der Statistik für Information und Kommunikation von 33 % im Jahr 2023 auf 61 % im Jahr 2024 und schließlich auf 75 % im Jahr 2025.

Für Kanzleien bedeutet das:

Erweiterte Compliance-Anforderungen ab 2027

Mit dem Vollinkrafttreten aller KI-VO-Bestimmungen werden weitere Pflichten hinzukommen:

• Hochrisiko-KI-Systeme: Umfassende Konformitätsbewertungen

• Technische Dokumentationspflichten

• Erweiterte Transparenzanforderungen

• CE-Kennzeichnung für KI-Systeme

Marktentwicklung und Investitionen

60 % der Befragten planen in den nächsten drei Jahren höhere KI-Investitionen. Diese Entwicklung macht kontinuierliche Schulungsmaßnahmen umso wichtiger.

Strategische Empfehlungen für Kanzleien

• Proaktive Herangehensweise: Frühe Investition in KI-Kompetenzen zahlt sich aus

• Partnerschaften: Kooperation mit Legal-Tech-Anbietern und Schulungsexperten

• Kontinuierliches Learning: Aufbau interner KI-Expertise über externe Schulungen hinaus

• Mandanten-Integration: KI-Kompetenz als Servicequalität kommunizieren

Handlungsempfehlungen: Checkliste für Kanzleien

Die erfolgreiche Umsetzung von Art. 4 KI-VO erfordert einen systematischen Ansatz. Folgende Checkliste hilft Kanzleien bei der praktischen Implementierung:

Sofortmaßnahmen (bis 4 Wochen)

• □ Vollständige Erfassung aller genutzten KI-Tools

• □ Identifikation aller betroffenen Mitarbeitenden

• □ Erste Risikoeinschätzung der KI-Anwendungen

• □ Budget für Schulungsmaßnahmen definieren

• □ Verantwortlichkeiten für KI-Compliance festlegen

Mittelfristige Umsetzung (bis 12 Wochen)

• □ Schulungskonzept entwickeln und genehmigen lassen

• □ Geeignete Schulungsanbieter auswählen

• □ Erste Schulungsrunden durchführen

• □ Dokumentationssystem etablieren

• □ Interne Richtlinien für KI-Nutzung erstellen

Langfristige Compliance (kontinuierlich)

• □ Regelmäßige Auffrischungsschulungen planen

• □ Neue KI-Tools in Schulungsprogramm integrieren

• □ Compliance-Monitoring etablieren

• □ Externe Entwicklungen beobachten und bewerten

• □ Mandantenkommunikation zu KI-Kompetenz

Die Schulungspflicht nach Art. 4 KI-VO ist nicht nur eine regulatorische Anforderung, sondern eine Investition in die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei. Experten fordern klare Verantwortungskulturen und Compliance-Rahmen, um diese Risiken zu minimieren. 61 % der Juristen vertrauen darauf, dass ihre Organisationen sich erfolgreich an KI-effiziente Geschäftsmodelle anpassen können.

Kanzleien, die jetzt proaktiv in KI-Kompetenzen investieren, sichern sich nicht nur rechtliche Compliance, sondern auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend digitalisierten Rechtsmarkt.